Kenyataannya di klinik, klinik dengan dua poli atau lebih sering kesulitan bila antrean tidak dipisah per layanan. Hal ini terdengar sepele, namun berdampak langsung ke kenyamanan pasien dan ketenangan petugas.
Pertanyaan soal sistem antrian klinik sering muncul saat pendampingan. Berikut pokok-pokok yang perlu dipahami.
Tentukan berapa banyak poli yang perlu dilayani bersamaan. Dampaknya paling jelas terlihat pada waktu tunggu pasien. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Sampaikan kesepakatan ini kepada semua petugas, termasuk yang bekerja paruh waktu.
Pertimbangkan kepraktisan pemanggilan suara. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Beri contoh nyata kepada tim agar tidak terkesan sebagai aturan tambahan.
Pastikan nomor antrean tidak mudah terlewat. Dampaknya paling jelas terlihat pada waktu tunggu pasien. Pengalaman di beberapa klinik menunjukkan hal ini paling sering jadi sumber keterlambatan. Jangan ragu mengubah cara yang sudah berjalan bila terbukti lebih efisien.
Siapkan tampilan yang terbaca dari jarak beberapa meter. Banyak klinik baru menyadari pentingnya setelah sempat mengalami masalah. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Tulis sebagai bagian dari prosedur harian, bukan sekadar instruksi lisan. Untuk sistem antrian klinik, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Atur cara memanggil ulang pasien yang belum hadir. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Jangan ragu mengubah cara yang sudah berjalan bila terbukti lebih efisien.
Uji saat kondisi paling ramai. Praktik ini terlihat sederhana, tetapi dampaknya baru terasa ketika klinik mulai ramai. Cukup dituangkan dalam satu halaman pengingat yang ditempel di area kerja. Untuk sistem antrian klinik, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Langkah praktis yang bisa dicoba minggu ini
- Tetapkan siapa yang mengingatkan bila kebiasaan lama muncul kembali.
- Bicarakan dengan petugas yang menjalankannya sehari-hari dan minta usulan perbaikan yang realistis.
- Tuliskan temuan paling sering muncul, lalu pilih satu yang paling mengganggu pelayanan pasien.
- Tinjau hasilnya sebulan sekali dan sesuaikan bila situasi berubah.
Tidak semua langkah harus sempurna pada percobaan pertama; yang penting prosesnya berjalan dan bisa diperbaiki.
Pola yang perlu dihindari
Ada beberapa kebiasaan berulang yang kerap kami temui dan hampir selalu berujung pada pekerjaan tambahan.
- Tidak menyiapkan prosedur cadangan untuk saat sistem atau alat bermasalah.
- Menganggap pelatihan sekali di awal sudah cukup untuk seterusnya.
- Mengandalkan ingatan satu orang untuk hal yang seharusnya tercatat di sistem.
Tidak perlu membereskan semuanya hari ini; pilih satu, perbaiki, lalu lanjut ke berikutnya.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Perlu layar besar? Untuk klinik kecil, satu layar sederhana sudah cukup asalkan terbaca jelas.
Bagaimana dengan pasien lanjut usia? Sediakan panggilan suara yang jelas dan petugas yang membantu bila perlu.
Agar tidak berhenti di rencana
Pada akhirnya, dokumentasikan apa yang berhasil agar bisa diulang saat ada petugas baru.
Bagi klinik yang mulai kewalahan mencatat dengan cara lama, tim SUPER HEALTHCARE mendampingi klinik dari proses pemasangan sampai kebiasaan baru terbentuk.
Sebagai tambahan, jangan lupa meninjau kembali kebiasaan lama yang mungkin masih melekat, karena biasanya di situlah letak waktu yang terbuang.
Ada baiknya juga meminta pendapat petugas yang paling sering berhadapan langsung dengan pasien; mereka sering melihat masalah yang tidak terlihat dari meja manajemen.