Dari pengalaman mendampingi klinik, tanpa ukuran yang jelas, keberhasilan digitalisasi hanya jadi soal perasaan. Karena itu, bagian ini layak dibenahi lebih dulu sebelum hal lain.
Cerita berikut menggambarkan situasi yang cukup umum di klinik dengan jumlah kunjungan menengah.
Waktu tunggu pasien dari daftar sampai dilayani. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Libatkan petugas yang paling sering bersinggungan dengan proses ini.
Waktu petugas menyelesaikan pekerjaan administrasi. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah.
Cara menerapkannya di klinik kecil
Jumlah keluhan yang berkaitan dengan pencatatan. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Libatkan petugas yang paling sering bersinggungan dengan proses ini. Untuk keberhasilan digitalisasi klinik, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Ketepatan laporan keuangan bulanan. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Pengalaman di beberapa klinik menunjukkan hal ini paling sering jadi sumber keterlambatan. Sampaikan kesepakatan ini kepada semua petugas, termasuk yang bekerja paruh waktu.
Langkah yang bisa segera dicoba
Tingkat pemakaian fitur oleh petugas. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Dampaknya paling jelas terlihat pada waktu tunggu pasien. Sejauh pengalaman kami, aspek keberhasilan digitalisasi klinik memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Masukan sederhana dari pasien. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Evaluasi hasilnya sebulan kemudian dengan data sederhana.
Kalau mau dimulai dari sekarang
- Bicarakan dengan petugas yang menjalankannya sehari-hari dan minta usulan perbaikan yang realistis.
- Perbaiki aturannya berdasarkan hasil uji, lalu baru berlaku untuk seluruh klinik.
- Tinjau hasilnya sebulan sekali dan sesuaikan bila situasi berubah.
- Uji pada satu poli atau satu shift dulu, sambil mencatat kendala yang muncul.
Setelah satu-dua bulan, biasanya tim sudah merasa cara baru ini lebih ringan daripada cara lama.
Kesalahan yang sering terjadi
Kesalahan berikut terlihat sepele, tetapi efeknya terasa saat klinik sedang sibuk.
- Mengubah terlalu banyak hal sekaligus sehingga tim tidak sempat beradaptasi.
- Mengabaikan masukan dari petugas yang berhadapan langsung dengan pasien setiap hari.
- Mengandalkan ingatan satu orang untuk hal yang seharusnya tercatat di sistem.
Kalau salah satu terasa akrab, itu justru kabar baik: berarti perbaikannya bisa dimulai dari hal yang jelas.
Hal yang paling sering ditanyakan pasien dan pemilik klinik
Seberapa sering diukur? Cukup beberapa indikator inti, ditinjau bulanan.
Apa bila hasilnya tidak langsung terlihat? Wajar; sebagian perubahan baru terasa setelah dua sampai tiga bulan.
Menjaga konsistensi
Yang terpenting, tidak ada gunanya mengubah semuanya sekaligus; klinik tetap harus melayani pasien setiap hari.
Untuk tim yang ingin bekerja lebih tertib, aplikasi SUPER HEALTHCARE menyediakan modul yang mengikuti alur kerja klinik sehari-hari.
Bagian ini kami susun dari pertanyaan yang paling sering muncul saat klinik mulai menata sistem dan kebiasaannya.
Bila ada istilah yang terasa asing, catat dulu dan tanyakan kepada penyedia sistem Anda; jangan dipaksakan sendiri.