Berdasarkan pengamatan kami saat membantu operasional klinik, menghitung lima tahun ke depan membuat keputusan hari ini terasa lebih tenang. Karena itu, bagian ini layak dibenahi lebih dulu sebelum hal lain.
Biaya sistem dan langganan sepanjang periode. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti.
Biaya perangkat dan jaringan. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah.
Bagian yang sering terlewat
Biaya pelatihan yang berulang. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah. Di ranah total biaya software klinik, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Biaya penyesuaian dan perubahan. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Libatkan petugas yang paling sering bersinggungan dengan proses ini.
Hal teknis yang perlu diperhatikan
Biaya peluang bila tetap manual. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari.
Bandingkan skenario terbaik dan terburuk. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah.
Kalau mau dimulai dari sekarang
- Bicarakan dengan petugas yang menjalankannya sehari-hari dan minta usulan perbaikan yang realistis.
- Tuliskan temuan paling sering muncul, lalu pilih satu yang paling mengganggu pelayanan pasien.
- Tinjau hasilnya sebulan sekali dan sesuaikan bila situasi berubah.
- Perbaiki aturannya berdasarkan hasil uji, lalu baru berlaku untuk seluruh klinik.
Setelah satu-dua bulan, biasanya tim sudah merasa cara baru ini lebih ringan daripada cara lama.
Yang biasanya bikin repot
Ada beberapa kebiasaan berulang yang kerap kami temui dan hampir selalu berujung pada pekerjaan tambahan.
- Menjalankan aturan baru tanpa menjelaskan alasannya kepada tim.
- Baru merapikan berkas saat akan ada pemeriksaan, bukan sebagai kebiasaan harian.
- Menunda perubahan sampai ada keluhan dari pasien, padahal masalahnya sudah terlihat dari data harian.
Tidak perlu membereskan semuanya hari ini; pilih satu, perbaiki, lalu lanjut ke berikutnya.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Mengapa lima tahun? Cukup panjang untuk melihat pola, cukup pendek untuk tetap terbayang.
Apa yang paling sering melonjak? Perangkat dan jaringan, terutama bila dilupakan dalam anggaran.
Menjaga konsistensi
Pada akhirnya, dokumentasikan apa yang berhasil agar bisa diulang saat ada petugas baru.
Bagi klinik yang mulai kewalahan mencatat dengan cara lama, tim SUPER HEALTHCARE mendampingi klinik dari proses pemasangan sampai kebiasaan baru terbentuk.
Bagian ini kami susun dari pertanyaan yang paling sering muncul saat klinik mulai menata sistem dan kebiasaannya.
Bila ada istilah yang terasa asing, catat dulu dan tanyakan kepada penyedia sistem Anda; jangan dipaksakan sendiri.
Perubahan yang berhasil biasanya yang bertahap dan dievaluasi berkala, bukan yang serba cepat di awal.
Kalau perlu, mulai dari satu bagian kecil dulu; bagian lain bisa menyusul mengikuti kesiapan tim.
Satu hal yang sering terlewat: pastikan kebiasaan baru ini juga masuk ke panduan petugas baru, agar tidak hilang saat pergantian orang.