Yang sering terjadi di lapangan, hari pertama menentukan kepercayaan tim; lebih baik menambah tenaga daripada menambah keluhan. Karena itu, bagian ini layak dibenahi lebih dulu sebelum hal lain.
Cerita berikut menggambarkan situasi yang cukup umum di klinik dengan jumlah kunjungan menengah.
Pastikan data master sudah benar. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Tidak perlu alat mahal; yang dibutuhkan konsistensi dari seluruh tim. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya.
Cek akun semua petugas bisa masuk. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya. Di ranah go live sistem klinik, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Langkah yang bisa segera dicoba
Siapkan petugas tambahan di titik padat. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Libatkan petugas yang paling sering bersinggungan dengan proses ini.
Sediakan jalur bantuan cepat. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Untuk go live sistem klinik, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Cara menerapkannya di klinik kecil
Catat setiap kendala hari pertama. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Beri contoh nyata kepada tim agar tidak terkesan sebagai aturan tambahan.
Tinjau bersama di akhir hari. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah.
Urutan pengerjaan yang masuk akal
- Tempel pengingatnya di tempat yang memang sering dibaca petugas.
- Tetapkan siapa yang mengingatkan bila kebiasaan lama muncul kembali.
- Uji pada satu poli atau satu shift dulu, sambil mencatat kendala yang muncul.
- Tinjau hasilnya sebulan sekali dan sesuaikan bila situasi berubah.
Kalau ada langkah yang terasa berat, kecilkan cakupannya dulu daripada berhenti di tengah jalan.
Yang biasanya bikin repot
Pola seperti ini sering terlewat karena semua orang sudah terlalu terbiasa dengan cara lama.
- Tidak menyiapkan prosedur cadangan untuk saat sistem atau alat bermasalah.
- Menunda perubahan sampai ada keluhan dari pasien, padahal masalahnya sudah terlihat dari data harian.
- Menganggap pelatihan sekali di awal sudah cukup untuk seterusnya.
Tidak perlu membereskan semuanya hari ini; pilih satu, perbaiki, lalu lanjut ke berikutnya.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Apakah layanan perlu dibatasi hari itu? Bila memungkinkan, pilih hari yang lebih longgar untuk memulai.
Bagaimana bila ada antrean lebih lambat? Antisipasi sejak awal dan sampaikan permaklumannya kepada pasien.
Menjaga konsistensi
Yang terpenting, tidak ada gunanya mengubah semuanya sekaligus; klinik tetap harus melayani pasien setiap hari.
Bila langkah-langkah di atas terasa berat dijalankan manual, tim SUPER HEALTHCARE mendampingi klinik dari proses pemasangan sampai kebiasaan baru terbentuk.
Bagian ini kami susun dari pertanyaan yang paling sering muncul saat klinik mulai menata sistem dan kebiasaannya.
Bila ada istilah yang terasa asing, catat dulu dan tanyakan kepada penyedia sistem Anda; jangan dipaksakan sendiri.