Yang sering terjadi di lapangan, migrasi yang tenang selalu diawali dengan data yang dibersihkan, bukan dengan menyalin apa adanya. Ini menjadi titik yang paling sering kami bahas saat sesi pendampingan.
Inventarisasi sumber data yang ada. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Sampaikan kesepakatan ini kepada semua petugas, termasuk yang bekerja paruh waktu. Di ranah migrasi data klinik, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Tentukan data yang wajib pindah. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah. Sejauh pengalaman kami, aspek migrasi data klinik memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Langkah yang bisa segera dicoba
Bersihkan data ganda sebelum migrasi. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Beri contoh nyata kepada tim agar tidak terkesan sebagai aturan tambahan.
Uji hasil migrasi dengan sampel. Dampaknya paling jelas terlihat pada waktu tunggu pasien. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Sejauh pengalaman kami, aspek migrasi data klinik memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Yang perlu disiapkan lebih dulu
Catat selisih dan perbaiki sebelum lanjut. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Pengalaman di beberapa klinik menunjukkan hal ini paling sering jadi sumber keterlambatan. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya.
Simpan sumber lama sebagai arsip. Cukup dituangkan dalam satu halaman pengingat yang ditempel di area kerja. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Libatkan petugas yang paling sering bersinggungan dengan proses ini.
Urutan pengerjaan yang masuk akal
- Tempel pengingatnya di tempat yang memang sering dibaca petugas.
- Tinjau hasilnya sebulan sekali dan sesuaikan bila situasi berubah.
- Tetapkan siapa yang mengingatkan bila kebiasaan lama muncul kembali.
- Tuliskan temuan paling sering muncul, lalu pilih satu yang paling mengganggu pelayanan pasien.
Kalau ada langkah yang terasa berat, kecilkan cakupannya dulu daripada berhenti di tengah jalan.
Kesalahan yang sering terjadi
Ada beberapa kebiasaan berulang yang kerap kami temui dan hampir selalu berujung pada pekerjaan tambahan.
- Mengabaikan masukan dari petugas yang berhadapan langsung dengan pasien setiap hari.
- Menjalankan aturan baru tanpa menjelaskan alasannya kepada tim.
- Tidak menyiapkan prosedur cadangan untuk saat sistem atau alat bermasalah.
Kalau salah satu terasa akrab, itu justru kabar baik: berarti perbaikannya bisa dimulai dari hal yang jelas.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Apakah semua data lama perlu dibawa? Tidak; pilih yang masih relevan dan tinggalkan yang tidak.
Bagaimana bila ada data yang gagal pindah? Catat daftarnya dan tangani sebelum sistem berjalan penuh.
Langkah berikutnya
Yang terpenting, ukur hasilnya dengan data sederhana, lalu putuskan langkah lanjutan.
Untuk tim yang ingin bekerja lebih tertib, aplikasi SUPER HEALTHCARE menyediakan modul yang mengikuti alur kerja klinik sehari-hari.
Bagian ini kami susun dari pertanyaan yang paling sering muncul saat klinik mulai menata sistem dan kebiasaannya.
Bila ada istilah yang terasa asing, catat dulu dan tanyakan kepada penyedia sistem Anda; jangan dipaksakan sendiri.