Dari pengalaman mendampingi klinik, audit jarak jauh yang rutin lebih ringan daripada pemeriksaan besar saat masalah menumpuk. Praktik yang rapi di bagian ini biasanya menular ke bagian lain.
Cerita berikut menggambarkan situasi yang cukup umum di klinik dengan jumlah kunjungan menengah.
Ambil data langsung dari sistem. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan. Evaluasi hasilnya sebulan kemudian dengan data sederhana.
Bandingkan dengan standar yang disepakati. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Jangan ragu mengubah cara yang sudah berjalan bila terbukti lebih efisien.
Bagian yang sering terlewat
Adakan sesi daring untuk klarifikasi. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat.
Periksa berkas sampel secara acak. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah.
Bagian yang sering terlewat
Catat temuan dan tenggat perbaikan. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya.
Ulangi audit ringan secara berkala. Banyak klinik baru menyadari pentingnya setelah sempat mengalami masalah. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Beri contoh nyata kepada tim agar tidak terkesan sebagai aturan tambahan.
Kalau mau dimulai dari sekarang
- Tuliskan temuan paling sering muncul, lalu pilih satu yang paling mengganggu pelayanan pasien.
- Uji pada satu poli atau satu shift dulu, sambil mencatat kendala yang muncul.
- Masukkan pemeriksaan singkat ke dalam rutinitas harian atau mingguan.
- Tinjau hasilnya sebulan sekali dan sesuaikan bila situasi berubah.
Setelah satu-dua bulan, biasanya tim sudah merasa cara baru ini lebih ringan daripada cara lama.
Kesalahan yang sering terjadi
Kesalahan berikut terlihat sepele, tetapi efeknya terasa saat klinik sedang sibuk.
- Mengandalkan ingatan satu orang untuk hal yang seharusnya tercatat di sistem.
- Mengabaikan masukan dari petugas yang berhadapan langsung dengan pasien setiap hari.
- Mengubah terlalu banyak hal sekaligus sehingga tim tidak sempat beradaptasi.
Kalau salah satu terasa akrab, itu justru kabar baik: berarti perbaikannya bisa dimulai dari hal yang jelas.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Apakah perlu datang ke lokasi? Sesekali, tetapi rutinitasnya bisa dijalankan jarak jauh.
Apa yang diperiksa lebih dulu? Kepatuhan pada hal yang berdampak langsung ke pasien.
Agar tidak berhenti di rencana
Pada akhirnya, dokumentasikan apa yang berhasil agar bisa diulang saat ada petugas baru.
Bagi klinik yang mulai kewalahan mencatat dengan cara lama, aplikasi SUPER HEALTHCARE menyediakan modul yang mengikuti alur kerja klinik sehari-hari.
Bagian ini kami susun dari pertanyaan yang paling sering muncul saat klinik mulai menata sistem dan kebiasaannya.
Bila ada istilah yang terasa asing, catat dulu dan tanyakan kepada penyedia sistem Anda; jangan dipaksakan sendiri.
Perubahan yang berhasil biasanya yang bertahap dan dievaluasi berkala, bukan yang serba cepat di awal.
Kalau perlu, mulai dari satu bagian kecil dulu; bagian lain bisa menyusul mengikuti kesiapan tim.