Berdasarkan pengamatan kami saat membantu operasional klinik, pasien yang diingatkan dengan cara yang tepat datang lebih teratur tanpa perlu dikejar. Praktik yang rapi di bagian ini biasanya menular ke bagian lain.
Pertanyaan soal pengingat kontrol pasien sering muncul saat pendampingan. Berikut pokok-pokok yang perlu dipahami.
Catat jadwal kontrol berikutnya saat pasien pulang. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Beri contoh nyata kepada tim agar tidak terkesan sebagai aturan tambahan. Sejauh pengalaman kami, aspek pengingat kontrol pasien memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Kirim pengingat beberapa hari sebelum jadwal. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Pengalaman di beberapa klinik menunjukkan hal ini paling sering jadi sumber keterlambatan.
Sediakan cara mudah untuk menjadwalkan ulang. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Libatkan petugas yang paling sering bersinggungan dengan proses ini. Sejauh pengalaman kami, aspek pengingat kontrol pasien memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Pantau tingkat kehadiran setelah pengingat. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Beri contoh nyata kepada tim agar tidak terkesan sebagai aturan tambahan.
Tinjau pesan bila banyak yang tetap tidak datang. Pengalaman di beberapa klinik menunjukkan hal ini paling sering jadi sumber keterlambatan. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari.
Hindari mengirim di jam yang mengganggu. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Beri contoh nyata kepada tim agar tidak terkesan sebagai aturan tambahan. Untuk pengingat kontrol pasien, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Urutan pengerjaan yang masuk akal
- Tuliskan temuan paling sering muncul, lalu pilih satu yang paling mengganggu pelayanan pasien.
- Uji pada satu poli atau satu shift dulu, sambil mencatat kendala yang muncul.
- Masukkan pemeriksaan singkat ke dalam rutinitas harian atau mingguan.
- Tinjau hasilnya sebulan sekali dan sesuaikan bila situasi berubah.
Tidak semua langkah harus sempurna pada percobaan pertama; yang penting prosesnya berjalan dan bisa diperbaiki.
Yang biasanya bikin repot
Pola seperti ini sering terlewat karena semua orang sudah terlalu terbiasa dengan cara lama.
- Menganggap pelatihan sekali di awal sudah cukup untuk seterusnya.
- Mengandalkan ingatan satu orang untuk hal yang seharusnya tercatat di sistem.
- Tidak menyiapkan prosedur cadangan untuk saat sistem atau alat bermasalah.
Tidak perlu membereskan semuanya hari ini; pilih satu, perbaiki, lalu lanjut ke berikutnya.
Hal yang paling sering ditanyakan pasien dan pemilik klinik
Apakah cukup sekali kirim? Satu pengingat biasanya cukup; tambahan bisa mengganggu.
Bagaimana bila pasien tidak membalas? Perlakukan sebagai belum terkonfirmasi, bukan batal.
Agar tidak berhenti di rencana
Pada akhirnya, mulailah dari satu atau dua perubahan yang paling mudah, lalu tambah perlahan.
Bagi klinik yang mulai kewalahan mencatat dengan cara lama, aplikasi SUPER HEALTHCARE menyediakan modul yang mengikuti alur kerja klinik sehari-hari.
Bagian ini kami susun dari pertanyaan yang paling sering muncul saat klinik mulai menata sistem dan kebiasaannya.