Kenyataannya di klinik, kecepatan membalas sering menentukan apakah calon pasien melanjutkan atau mencari klinik lain. Praktik yang rapi di bagian ini biasanya menular ke bagian lain.
Siapkan jawaban standar untuk pertanyaan umum. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Jangan ragu mengubah cara yang sudah berjalan bila terbukti lebih efisien.
Tetapkan siapa yang menjawab di jam layanan. Dampaknya paling jelas terlihat pada waktu tunggu pasien. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Beri contoh nyata kepada tim agar tidak terkesan sebagai aturan tambahan. Sejauh pengalaman kami, aspek menjawab calon pasien memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Yang perlu disiapkan lebih dulu
Balas dalam waktu yang wajar. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan. Pengalaman di beberapa klinik menunjukkan hal ini paling sering jadi sumber keterlambatan. Untuk menjawab calon pasien, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Arahkan ke pendaftaran bila sudah jelas berminat. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Evaluasi hasilnya sebulan kemudian dengan data sederhana. Sejauh pengalaman kami, aspek menjawab calon pasien memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Yang perlu disiapkan lebih dulu
Catat pertanyaan yang belum bisa dijawab. Banyak klinik baru menyadari pentingnya setelah sempat mengalami masalah. Cukup dituangkan dalam satu halaman pengingat yang ditempel di area kerja. Jangan ragu mengubah cara yang sudah berjalan bila terbukti lebih efisien.
Tinjau jawaban standar secara berkala. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Sampaikan kesepakatan ini kepada semua petugas, termasuk yang bekerja paruh waktu.
Kalau mau dimulai dari sekarang
- Uji pada satu poli atau satu shift dulu, sambil mencatat kendala yang muncul.
- Tinjau hasilnya sebulan sekali dan sesuaikan bila situasi berubah.
- Susun aturan sementara dalam satu halaman, cukup jelas dan tidak bertele-tele.
- Bicarakan dengan petugas yang menjalankannya sehari-hari dan minta usulan perbaikan yang realistis.
Setelah satu-dua bulan, biasanya tim sudah merasa cara baru ini lebih ringan daripada cara lama.
Kesalahan yang sering terjadi
Ada beberapa kebiasaan berulang yang kerap kami temui dan hampir selalu berujung pada pekerjaan tambahan.
- Membiarkan data ganda karena malas mencocokkan sebelum menyimpan.
- Menunda perubahan sampai ada keluhan dari pasien, padahal masalahnya sudah terlihat dari data harian.
- Tidak menetapkan siapa penanggung jawab, sehingga pekerjaan jatuh ke orang yang paling rajin saja.
Daftar ini bukan untuk menakut-nakuti, melainkan untuk memeriksa apakah ada yang sedang terjadi di klinik Anda.
Hal yang paling sering ditanyakan pasien dan pemilik klinik
Apakah perlu balasan otomatis? Untuk pesan di luar jam layanan, balasan otomatis sangat membantu.
Apa yang tidak boleh dijawab lewat pesan? Detail medis pasien; arahkan untuk konsultasi langsung.
Langkah berikutnya
Kesimpulan praktisnya, dokumentasikan apa yang berhasil agar bisa diulang saat ada petugas baru.
Kalau Anda ingin merapikan bagian ini tanpa menambah beban kerja, tim SUPER HEALTHCARE mendampingi klinik dari proses pemasangan sampai kebiasaan baru terbentuk.
Catatan ini kami susun dari pertanyaan yang paling sering muncul saat klinik mulai menata ulang kebiasaannya.