Yang sering terjadi di lapangan, pemeriksaan berjalan lebih tenang bila semua pihak tahu data ada di mana dan siapa yang menjawab. Praktik yang rapi di bagian ini biasanya menular ke bagian lain.
Cerita berikut menggambarkan situasi yang cukup umum di klinik dengan jumlah kunjungan menengah.
Tunjuk satu juru bicara selama pemeriksaan. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Dampaknya paling jelas terlihat pada waktu tunggu pasien. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya. Untuk pertanyaan pemeriksa, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Jawab sesuai data, bukan perkiraan. Pengalaman di beberapa klinik menunjukkan hal ini paling sering jadi sumber keterlambatan. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Sampaikan kesepakatan ini kepada semua petugas, termasuk yang bekerja paruh waktu.
Langkah yang bisa segera dicoba
Siapkan berkas pendukung di satu tempat. Cukup dituangkan dalam satu halaman pengingat yang ditempel di area kerja. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Jangan ragu mengubah cara yang sudah berjalan bila terbukti lebih efisien.
Catat setiap pertanyaan yang sulit dijawab. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Jangan ragu mengubah cara yang sudah berjalan bila terbukti lebih efisien.
Cara menerapkannya di klinik kecil
Tindak lanjuti temuan sesuai tenggat. Pengalaman di beberapa klinik menunjukkan hal ini paling sering jadi sumber keterlambatan. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Beri contoh nyata kepada tim agar tidak terkesan sebagai aturan tambahan. Sejauh pengalaman kami, aspek pertanyaan pemeriksa memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Simpan hasil pemeriksaan untuk evaluasi internal. Dampaknya paling jelas terlihat pada waktu tunggu pasien. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya.
Langkah praktis yang bisa dicoba minggu ini
- Uji pada satu poli atau satu shift dulu, sambil mencatat kendala yang muncul.
- Bicarakan dengan petugas yang menjalankannya sehari-hari dan minta usulan perbaikan yang realistis.
- Rekap dulu kondisi saat ini selama satu pekan supaya perubahan diukur dengan angka, bukan perasaan.
- Perbaiki aturannya berdasarkan hasil uji, lalu baru berlaku untuk seluruh klinik.
Setelah satu-dua bulan, biasanya tim sudah merasa cara baru ini lebih ringan daripada cara lama.
Yang biasanya bikin repot
Pola seperti ini sering terlewat karena semua orang sudah terlalu terbiasa dengan cara lama.
- Tidak menyiapkan prosedur cadangan untuk saat sistem atau alat bermasalah.
- Mengandalkan ingatan satu orang untuk hal yang seharusnya tercatat di sistem.
- Menjalankan aturan baru tanpa menjelaskan alasannya kepada tim.
Kalau salah satu terasa akrab, itu justru kabar baik: berarti perbaikannya bisa dimulai dari hal yang jelas.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Bagaimana bila data belum lengkap? Akui dengan jujur dan tunjukkan rencana melengkapinya.
Apakah semua petugas perlu hadir? Tidak, cukup petugas yang relevan dengan bagian yang diperiksa.
Menutup dengan langkah kecil
Pada akhirnya, ukur hasilnya dengan data sederhana, lalu putuskan langkah lanjutan.
Bagi klinik yang mulai kewalahan mencatat dengan cara lama, SUPER HEALTHCARE menyatukan pendaftaran, rekam medis, apotek, kasir, dan laporan dalam satu aplikasi yang bisa dicoba lebih dulu.