Praktik di lapangan menunjukkan bahwa klinik yang berhasil biasanya memulai dari alur yang paling sederhana, lalu menambah fitur bertahap. Karena itu, bagian ini layak dibenahi lebih dulu sebelum hal lain.
Memulai tanpa membersihkan data lama. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan. Tidak perlu alat mahal; yang dibutuhkan konsistensi dari seluruh tim. Beri contoh nyata kepada tim agar tidak terkesan sebagai aturan tambahan.
Melatih petugas hanya sekali di awal. Cukup dituangkan dalam satu halaman pengingat yang ditempel di area kerja. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Tulis sebagai bagian dari prosedur harian, bukan sekadar instruksi lisan.
Bagian yang sering terlewat
Mengaktifkan semua fitur sekaligus. Tidak perlu alat mahal; yang dibutuhkan konsistensi dari seluruh tim. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Beri contoh nyata kepada tim agar tidak terkesan sebagai aturan tambahan.
Tidak menunjuk penanggung jawab sistem. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah. Di ranah kesalahan implementasi rme, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Yang perlu disiapkan lebih dulu
Mengabaikan masukan petugas pendaftaran. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Sampaikan kesepakatan ini kepada semua petugas, termasuk yang bekerja paruh waktu.
Tidak menyiapkan prosedur saat sistem gangguan. Dampaknya paling jelas terlihat pada waktu tunggu pasien. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Jangan ragu mengubah cara yang sudah berjalan bila terbukti lebih efisien. Untuk kesalahan implementasi rme, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Kalau mau dimulai dari sekarang
- Masukkan pemeriksaan singkat ke dalam rutinitas harian atau mingguan.
- Perbaiki aturannya berdasarkan hasil uji, lalu baru berlaku untuk seluruh klinik.
- Tuliskan temuan paling sering muncul, lalu pilih satu yang paling mengganggu pelayanan pasien.
- Uji pada satu poli atau satu shift dulu, sambil mencatat kendala yang muncul.
Setelah satu-dua bulan, biasanya tim sudah merasa cara baru ini lebih ringan daripada cara lama.
Yang biasanya bikin repot
Pola seperti ini sering terlewat karena semua orang sudah terlalu terbiasa dengan cara lama.
- Mengubah terlalu banyak hal sekaligus sehingga tim tidak sempat beradaptasi.
- Menganggap pelatihan sekali di awal sudah cukup untuk seterusnya.
- Tidak menetapkan siapa penanggung jawab, sehingga pekerjaan jatuh ke orang yang paling rajin saja.
Kalau salah satu terasa akrab, itu justru kabar baik: berarti perbaikannya bisa dimulai dari hal yang jelas.
Hal yang paling sering ditanyakan pasien dan pemilik klinik
Berapa lama persiapan ideal? Umumnya dua sampai empat minggu untuk klinik kecil, termasuk pembersihan data dan pelatihan.
Apakah perlu pelatihan ulang? Ya, terutama saat ada petugas baru atau fitur yang ditambahkan.
Menjaga konsistensi
Ringkasnya, yang menentukan bukan seberapa canggih alatnya, melainkan seberapa konsisten tim menjalankannya.
Bagi klinik yang mulai kewalahan mencatat dengan cara lama, SUPER HEALTHCARE menyatukan pendaftaran, rekam medis, apotek, kasir, dan laporan dalam satu aplikasi yang bisa dicoba lebih dulu.
Sebagai tambahan, jangan lupa meninjau kembali kebiasaan lama yang mungkin masih melekat, karena biasanya di situlah letak waktu yang terbuang.