Kenyataannya di klinik, sistem yang terpisah-pisah membuat petugas menyalin data berulang kali, dan di situlah kesalahan terjadi. Ini menjadi titik yang paling sering kami bahas saat sesi pendampingan.
Satu data pasien dipakai di seluruh bagian. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Tulis sebagai bagian dari prosedur harian, bukan sekadar instruksi lisan. Sejauh pengalaman kami, aspek software klinik terintegrasi memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Tidak ada entri ulang antara klinik dan kasir. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan. Libatkan petugas yang paling sering bersinggungan dengan proses ini.
Langkah yang bisa segera dicoba
Laporan keuangan tersusun dari transaksi yang sama. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Cukup dituangkan dalam satu halaman pengingat yang ditempel di area kerja. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya. Di ranah software klinik terintegrasi, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Stok apotek terhubung dengan penjualan. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Evaluasi hasilnya sebulan kemudian dengan data sederhana. Untuk software klinik terintegrasi, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Langkah yang bisa segera dicoba
Pemantauan pemilik lebih cepat dan akurat. Dampaknya paling jelas terlihat pada waktu tunggu pasien. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Libatkan petugas yang paling sering bersinggungan dengan proses ini.
Penambahan modul berikutnya lebih mudah. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Sejauh pengalaman kami, aspek software klinik terintegrasi memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Langkah praktis yang bisa dicoba minggu ini
- Tinjau hasilnya sebulan sekali dan sesuaikan bila situasi berubah.
- Uji pada satu poli atau satu shift dulu, sambil mencatat kendala yang muncul.
- Tempel pengingatnya di tempat yang memang sering dibaca petugas.
- Tuliskan temuan paling sering muncul, lalu pilih satu yang paling mengganggu pelayanan pasien.
Kalau ada langkah yang terasa berat, kecilkan cakupannya dulu daripada berhenti di tengah jalan.
Kesalahan yang sering terjadi
Kesalahan berikut terlihat sepele, tetapi efeknya terasa saat klinik sedang sibuk.
- Membiarkan data ganda karena malas mencocokkan sebelum menyimpan.
- Mengabaikan masukan dari petugas yang berhadapan langsung dengan pasien setiap hari.
- Menunda perubahan sampai ada keluhan dari pasien, padahal masalahnya sudah terlihat dari data harian.
Tidak perlu membereskan semuanya hari ini; pilih satu, perbaiki, lalu lanjut ke berikutnya.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Apakah pemasangan harus sekaligus? Tidak; banyak klinik memulai dari modul inti lalu menambah bertahap.
Bagaimana bila hanya butuh sebagian modul? Tanyakan kemungkinan mengaktifkan modul sesuai kebutuhan saja.
Langkah berikutnya
Ringkasnya, dokumentasikan apa yang berhasil agar bisa diulang saat ada petugas baru.
Untuk tim yang ingin bekerja lebih tertib, tim SUPER HEALTHCARE mendampingi klinik dari proses pemasangan sampai kebiasaan baru terbentuk.
Bagian ini kami susun dari pertanyaan yang paling sering muncul saat klinik mulai menata sistem dan kebiasaannya.