Berdasarkan pengamatan kami saat membantu operasional klinik, arsip yang dipindahkan tanpa aturan hanya memindahkan kekacauan ke bentuk digital. Hal ini terdengar sepele, namun berdampak langsung ke kenyamanan pasien dan ketenangan petugas.
Berikut 5 praktik yang kami lihat paling membantu, disusun dari yang paling mudah dijalankan.
Pilih prioritas berkas yang paling sering dicari. Tidak perlu alat mahal; yang dibutuhkan konsistensi dari seluruh tim. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Libatkan petugas yang paling sering bersinggungan dengan proses ini.
Tetapkan penamaan berkas yang seragam. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Dampaknya paling jelas terlihat pada waktu tunggu pasien. Libatkan petugas yang paling sering bersinggungan dengan proses ini. Sejauh pengalaman kami, aspek digitalisasi arsip klinik memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Tambahan yang jarang disadari
Pindai dengan mutu yang memadai. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Beri contoh nyata kepada tim agar tidak terkesan sebagai aturan tambahan.
Simpan sesuai ketentuan penyimpanan yang berlaku. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Evaluasi hasilnya sebulan kemudian dengan data sederhana.
Poin yang perlu perhatian
Batasi akses hanya untuk yang berwenang. Banyak klinik baru menyadari pentingnya setelah sempat mengalami masalah. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Evaluasi hasilnya sebulan kemudian dengan data sederhana. Sejauh pengalaman kami, aspek digitalisasi arsip klinik memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Jadwalkan peninjauan dan pemusnahan sesuai aturan. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Dampaknya paling jelas terlihat pada waktu tunggu pasien. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah. Untuk digitalisasi arsip klinik, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Kalau mau dimulai dari sekarang
- Perbaiki aturannya berdasarkan hasil uji, lalu baru berlaku untuk seluruh klinik.
- Tinjau hasilnya sebulan sekali dan sesuaikan bila situasi berubah.
- Tetapkan siapa yang mengingatkan bila kebiasaan lama muncul kembali.
- Bicarakan dengan petugas yang menjalankannya sehari-hari dan minta usulan perbaikan yang realistis.
Setelah satu-dua bulan, biasanya tim sudah merasa cara baru ini lebih ringan daripada cara lama.
Yang biasanya bikin repot
Ada beberapa kebiasaan berulang yang kerap kami temui dan hampir selalu berujung pada pekerjaan tambahan.
- Mengandalkan ingatan satu orang untuk hal yang seharusnya tercatat di sistem.
- Tidak menetapkan siapa penanggung jawab, sehingga pekerjaan jatuh ke orang yang paling rajin saja.
- Membiarkan data ganda karena malas mencocokkan sebelum menyimpan.
Daftar ini bukan untuk menakut-nakuti, melainkan untuk memeriksa apakah ada yang sedang terjadi di klinik Anda.
Hal yang paling sering ditanyakan pasien dan pemilik klinik
Apakah semua berkas harus dipindai? Tidak semua; prioritaskan yang paling sering dibutuhkan.
Apakah berkas asli boleh dimusnahkan? Mengikuti ketentuan penyimpanan rekam medis; sebagian tetap disimpan.
Langkah berikutnya
Ringkasnya, yang menentukan bukan seberapa canggih alatnya, melainkan seberapa konsisten tim menjalankannya.
Bagi klinik yang mulai kewalahan mencatat dengan cara lama, SUPER HEALTHCARE menyatukan pendaftaran, rekam medis, apotek, kasir, dan laporan dalam satu aplikasi yang bisa dicoba lebih dulu.
Bagian ini kami susun dari pertanyaan yang paling sering muncul saat klinik mulai menata sistem dan kebiasaannya.