Kenyataannya di klinik, biaya implementasi adalah biaya menanam, dan hasilnya terlihat pada bulan-bulan berikutnya. Praktik yang rapi di bagian ini biasanya menular ke bagian lain.
Pertanyaan soal biaya implementasi sistem klinik sering muncul saat pendampingan. Berikut pokok-pokok yang perlu dipahami.
Pemasangan dan pengaturan awal. Dampaknya paling jelas terlihat pada waktu tunggu pasien. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari.
Migrasi data dari cara lama. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Di ranah biaya implementasi sistem klinik, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Pelatihan petugas. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah.
Pendampingan masa awal. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Pengalaman di beberapa klinik menunjukkan hal ini paling sering jadi sumber keterlambatan. Jangan ragu mengubah cara yang sudah berjalan bila terbukti lebih efisien.
Penyesuaian format dokumen klinik. Pengalaman di beberapa klinik menunjukkan hal ini paling sering jadi sumber keterlambatan. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Evaluasi hasilnya sebulan kemudian dengan data sederhana.
Kunjungan bila penyedia datang ke lokasi. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Cukup dituangkan dalam satu halaman pengingat yang ditempel di area kerja. Sejauh pengalaman kami, aspek biaya implementasi sistem klinik memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Kalau mau dimulai dari sekarang
- Masukkan pemeriksaan singkat ke dalam rutinitas harian atau mingguan.
- Bicarakan dengan petugas yang menjalankannya sehari-hari dan minta usulan perbaikan yang realistis.
- Tetapkan siapa yang mengingatkan bila kebiasaan lama muncul kembali.
- Tinjau hasilnya sebulan sekali dan sesuaikan bila situasi berubah.
Tidak semua langkah harus sempurna pada percobaan pertama; yang penting prosesnya berjalan dan bisa diperbaiki.
Kesalahan yang sering terjadi
Kesalahan berikut terlihat sepele, tetapi efeknya terasa saat klinik sedang sibuk.
- Menunda perubahan sampai ada keluhan dari pasien, padahal masalahnya sudah terlihat dari data harian.
- Tidak menetapkan siapa penanggung jawab, sehingga pekerjaan jatuh ke orang yang paling rajin saja.
- Menganggap pelatihan sekali di awal sudah cukup untuk seterusnya.
Tidak perlu membereskan semuanya hari ini; pilih satu, perbaiki, lalu lanjut ke berikutnya.
Hal yang paling sering ditanyakan pasien dan pemilik klinik
Apakah selalu ada biaya implementasi? Banyak penyedia memasukkannya ke paket; sebagian memisahkan.
Bisakah dikerjakan sendiri? Sebagian bisa, asalkan ada waktu dan kemauan belajar yang cukup.
Menutup dengan langkah kecil
Kesimpulan praktisnya, mulailah dari satu atau dua perubahan yang paling mudah, lalu tambah perlahan.
Untuk tim yang ingin bekerja lebih tertib, aplikasi SUPER HEALTHCARE menyediakan modul yang mengikuti alur kerja klinik sehari-hari.
Bagian ini kami susun dari pertanyaan yang paling sering muncul saat klinik mulai menata sistem dan kebiasaannya.
Bila ada istilah yang terasa asing, catat dulu dan tanyakan kepada penyedia sistem Anda; jangan dipaksakan sendiri.
Perubahan yang berhasil biasanya yang bertahap dan dievaluasi berkala, bukan yang serba cepat di awal.
Kalau perlu, mulai dari satu bagian kecil dulu; bagian lain bisa menyusul mengikuti kesiapan tim.