Kenyataannya di klinik, kesalahan umum adalah membuka lokasi baru dengan tim yang masih terbagi dari klinik pertama. Karena itu, bagian ini layak dibenahi lebih dulu sebelum hal lain.
Cerita berikut menggambarkan situasi yang cukup umum di klinik dengan jumlah kunjungan menengah.
Pastikan cabang pertama sudah stabil sebelum menambah lokasi. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya.
Urus perizinan lokasi baru lebih awal karena butuh waktu. Banyak klinik baru menyadari pentingnya setelah sempat mengalami masalah. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Evaluasi hasilnya sebulan kemudian dengan data sederhana.
Hal teknis yang perlu diperhatikan
Tentukan siapa penanggung jawab harian cabang baru. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya.
Putuskan lebih dulu apakah data pasien digabung atau dipisah. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya. Sejauh pengalaman kami, aspek buka cabang klinik memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Bagian yang sering terlewat
Siapkan stok awal dan alur distribusi dari gudang pusat. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah. Untuk buka cabang klinik, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Rencanakan masa transisi minimal tiga bulan untuk evaluasi. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan. Banyak klinik baru menyadari pentingnya setelah sempat mengalami masalah. Tulis sebagai bagian dari prosedur harian, bukan sekadar instruksi lisan. Sejauh pengalaman kami, aspek buka cabang klinik memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Urutan pengerjaan yang masuk akal
- Tempel pengingatnya di tempat yang memang sering dibaca petugas.
- Tinjau hasilnya sebulan sekali dan sesuaikan bila situasi berubah.
- Perbaiki aturannya berdasarkan hasil uji, lalu baru berlaku untuk seluruh klinik.
- Uji pada satu poli atau satu shift dulu, sambil mencatat kendala yang muncul.
Setelah satu-dua bulan, biasanya tim sudah merasa cara baru ini lebih ringan daripada cara lama.
Yang biasanya bikin repot
Kesalahan berikut terlihat sepele, tetapi efeknya terasa saat klinik sedang sibuk.
- Menganggap pelatihan sekali di awal sudah cukup untuk seterusnya.
- Tidak menyiapkan prosedur cadangan untuk saat sistem atau alat bermasalah.
- Menunda perubahan sampai ada keluhan dari pasien, padahal masalahnya sudah terlihat dari data harian.
Kalau salah satu terasa akrab, itu justru kabar baik: berarti perbaikannya bisa dimulai dari hal yang jelas.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Lebih baik satu sistem atau sistem terpisah? Satu sistem dengan pemisahan data per cabang biasanya lebih hemat dan lebih mudah dipantau.
Kapan cabang baru bisa dianggap sehat? Umumnya setelah tiga sampai enam bulan operasional dengan stok dan jadwal dokter yang sudah stabil.
Agar tidak berhenti di rencana
Intinya, ukur hasilnya dengan data sederhana, lalu putuskan langkah lanjutan.
Kalau Anda ingin merapikan bagian ini tanpa menambah beban kerja, aplikasi SUPER HEALTHCARE menyediakan modul yang mengikuti alur kerja klinik sehari-hari.