Praktik di lapangan menunjukkan bahwa klinik kecil sekalipun perlu rencana darurat sederhana, misalnya saat alat tertentu rusak atau air bersih terhenti. Praktik yang rapi di bagian ini biasanya menular ke bagian lain.
Pertanyaan soal rencana darurat klinik sering muncul saat pendampingan. Berikut pokok-pokok yang perlu dipahami.
Tentukan siapa yang mengambil alih bila penanggung jawab tidak ada. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Sejauh pengalaman kami, aspek rencana darurat klinik memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Siapkan kontak penting yang tercetak, bukan hanya tersimpan di ponsel. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Tulis sebagai bagian dari prosedur harian, bukan sekadar instruksi lisan.
Uji rencana dengan simulasi sederhana setahun sekali. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan.
Pastikan alat penting memiliki cadangan atau mitra penyedia. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan. Dampaknya paling jelas terlihat pada waktu tunggu pasien.
Catat langkah-langkah yang harus dilakukan saat listrik padam. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Jangan ragu mengubah cara yang sudah berjalan bila terbukti lebih efisien.
Simpan data pasien di tempat yang bisa diakses saat darurat. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah.
Urutan pengerjaan yang masuk akal
- Rekap dulu kondisi saat ini selama satu pekan supaya perubahan diukur dengan angka, bukan perasaan.
- Masukkan pemeriksaan singkat ke dalam rutinitas harian atau mingguan.
- Tempel pengingatnya di tempat yang memang sering dibaca petugas.
- Susun aturan sementara dalam satu halaman, cukup jelas dan tidak bertele-tele.
Tidak semua langkah harus sempurna pada percobaan pertama; yang penting prosesnya berjalan dan bisa diperbaiki.
Yang biasanya bikin repot
Kesalahan berikut terlihat sepele, tetapi efeknya terasa saat klinik sedang sibuk.
- Mengabaikan masukan dari petugas yang berhadapan langsung dengan pasien setiap hari.
- Mengubah terlalu banyak hal sekaligus sehingga tim tidak sempat beradaptasi.
- Mengandalkan ingatan satu orang untuk hal yang seharusnya tercatat di sistem.
Kalau salah satu terasa akrab, itu justru kabar baik: berarti perbaikannya bisa dimulai dari hal yang jelas.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Apa skenario paling mendesak? Biasanya gangguan listrik, kerusakan alat laboratorium, dan petugas kunci yang berhalangan mendadak.
Perlu didokumentasikan? Ya, dalam satu-dua halaman yang mudah dibaca saat situasi mendesak.
Menjaga konsistensi
Intinya, yang menentukan bukan seberapa canggih alatnya, melainkan seberapa konsisten tim menjalankannya.
Bagi klinik yang mulai kewalahan mencatat dengan cara lama, aplikasi SUPER HEALTHCARE menyediakan modul yang mengikuti alur kerja klinik sehari-hari.
Sebagai tambahan, jangan lupa meninjau kembali kebiasaan lama yang mungkin masih melekat, karena biasanya di situlah letak waktu yang terbuang.
Ada baiknya juga meminta pendapat petugas yang paling sering berhadapan langsung dengan pasien; mereka sering melihat masalah yang tidak terlihat dari meja manajemen.