Kenyataannya di klinik, beban administrasi sering tidak terlihat karena tersebar di sela-sela pelayanan pasien. Praktik yang rapi di bagian ini biasanya menular ke bagian lain.
Berikut 5 praktik yang kami lihat paling membantu, disusun dari yang paling mudah dijalankan.
Kelompokkan pekerjaan administratif yang bisa diselesaikan bersamaan. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Libatkan petugas yang paling sering bersinggungan dengan proses ini. Di ranah administrasi klinik rapi, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Kurangi formulir yang isinya tumpang tindih. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Cukup dituangkan dalam satu halaman pengingat yang ditempel di area kerja. Beri contoh nyata kepada tim agar tidak terkesan sebagai aturan tambahan. Di ranah administrasi klinik rapi, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Catatan pelaksanaan
Manfaatkan data yang sudah ada agar tidak ditulis dua kali. Dampaknya paling jelas terlihat pada waktu tunggu pasien. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Libatkan petugas yang paling sering bersinggungan dengan proses ini. Di ranah administrasi klinik rapi, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Tetapkan jam khusus untuk pekerjaan berkas di luar jam layanan. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Cukup dituangkan dalam satu halaman pengingat yang ditempel di area kerja. Di ranah administrasi klinik rapi, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
Bagian yang butuh kesabaran
Buat daftar berkas yang wajib lengkap per jenis layanan. Banyak klinik baru menyadari pentingnya setelah sempat mengalami masalah. Cukup dituangkan dalam satu halaman pengingat yang ditempel di area kerja. Beri contoh nyata kepada tim agar tidak terkesan sebagai aturan tambahan. Untuk administrasi klinik rapi, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Evaluasi berkala beban administratif per petugas. Di klinik yang sibuk, hal ini bahkan lebih penting daripada menambah petugas. Kalau perlu, mulai dari satu poli dulu sebagai uji coba sebelum berlaku menyeluruh. Pastikan setiap orang tahu siapa yang menjadi penanggung jawabnya.
Urutan pengerjaan yang masuk akal
- Uji pada satu poli atau satu shift dulu, sambil mencatat kendala yang muncul.
- Susun aturan sementara dalam satu halaman, cukup jelas dan tidak bertele-tele.
- Masukkan pemeriksaan singkat ke dalam rutinitas harian atau mingguan.
- Perbaiki aturannya berdasarkan hasil uji, lalu baru berlaku untuk seluruh klinik.
Kalau ada langkah yang terasa berat, kecilkan cakupannya dulu daripada berhenti di tengah jalan.
Pola yang perlu dihindari
Pola seperti ini sering terlewat karena semua orang sudah terlalu terbiasa dengan cara lama.
- Mengandalkan ingatan satu orang untuk hal yang seharusnya tercatat di sistem.
- Menunda perubahan sampai ada keluhan dari pasien, padahal masalahnya sudah terlihat dari data harian.
- Tidak menetapkan siapa penanggung jawab, sehingga pekerjaan jatuh ke orang yang paling rajin saja.
Tidak perlu membereskan semuanya hari ini; pilih satu, perbaiki, lalu lanjut ke berikutnya.
Hal yang paling sering ditanyakan pasien dan pemilik klinik
Bagaimana mengurangi entri ganda? Cukup gunakan satu sumber data yang diisi sekali, lalu dipakai ulang di berkas lain.
Apakah pasien perlu mengisi formulir panjang setiap kunjungan? Tidak, cukup perbarui bila ada perubahan data.
Menutup dengan langkah kecil
Pada akhirnya, ukur hasilnya dengan data sederhana, lalu putuskan langkah lanjutan.
Kalau Anda ingin merapikan bagian ini tanpa menambah beban kerja, aplikasi SUPER HEALTHCARE menyediakan modul yang mengikuti alur kerja klinik sehari-hari.