Berdasarkan pengamatan kami saat membantu operasional klinik, perubahan terbesar biasanya bukan pada teknologinya, melainkan pada kebiasaan kerja petugas. Hal ini terdengar sepele, namun berdampak langsung ke kenyamanan pasien dan ketenangan petugas.
Banyak klinik beratirih memilih antara cara manual dan bantuan sistem. Perbandingannya kurang lebih seperti ini.
Semua catatan pemeriksaan masuk ke satu tempat yang bisa dicari. Sisi baiknya, langkah ini bisa dijalankan tanpa biaya tambahan yang berarti. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Sampaikan kesepakatan ini kepada semua petugas, termasuk yang bekerja paruh waktu.
Tulisan dokter tidak lagi jadi sumber kesalahpahaman. Banyak klinik baru menyadari pentingnya setelah sempat mengalami masalah. Dampaknya paling jelas terlihat pada waktu tunggu pasien. Catat kendala yang muncul agar perbaikannya lebih terarah. Di ranah rekam medis elektronik klinik, detail seperti inilah yang membedakan klinik yang rapi dan yang kerepotan.
| Aspek | Manual | Dengan sistem |
|---|---|---|
| Kecepatan pencarian data | Bergantung petugas | Hitungan detik |
| Konsistensi catatan | Bervariasi | Mengikuti format |
| Rekap laporan | Manual, rawan silap | Otomatis |
| Biaya awal | Rendah | Perlu investasi |
Langkah yang bisa segera dicoba
Riwayat pasien bisa dilihat cepat saat kunjungan ulang. Cukup dituangkan dalam satu halaman pengingat yang ditempel di area kerja. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Evaluasi hasilnya sebulan kemudian dengan data sederhana. Sejauh pengalaman kami, aspek rekam medis elektronik klinik memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Laporan otomatis menghemat waktu rekap bulanan. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Praktik ini terlihat sederhana, tetapi dampaknya baru terasa ketika klinik mulai ramai. Untuk rekam medis elektronik klinik, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Yang perlu disiapkan lebih dulu
Petugas perlu waktu adaptasi pada minggu-minggu awal. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat. Klinik yang melakukannya rutin biasanya lebih cepat menemukan masalah sebelum membesar. Jangan ragu mengubah cara yang sudah berjalan bila terbukti lebih efisien. Untuk rekam medis elektronik klinik, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Kebiasaan lama cenderung muncul kembali bila tidak diawasi. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Tidak perlu alat mahal; yang dibutuhkan konsistensi dari seluruh tim. Sampaikan kesepakatan ini kepada semua petugas, termasuk yang bekerja paruh waktu.
Kalau mau dimulai dari sekarang
- Perbaiki aturannya berdasarkan hasil uji, lalu baru berlaku untuk seluruh klinik.
- Masukkan pemeriksaan singkat ke dalam rutinitas harian atau mingguan.
- Tempel pengingatnya di tempat yang memang sering dibaca petugas.
- Susun aturan sementara dalam satu halaman, cukup jelas dan tidak bertele-tele.
Setelah satu-dua bulan, biasanya tim sudah merasa cara baru ini lebih ringan daripada cara lama.
Yang biasanya bikin repot
Pola seperti ini sering terlewat karena semua orang sudah terlalu terbiasa dengan cara lama.
- Mengubah terlalu banyak hal sekaligus sehingga tim tidak sempat beradaptasi.
- Mengandalkan ingatan satu orang untuk hal yang seharusnya tercatat di sistem.
- Menunda perubahan sampai ada keluhan dari pasien, padahal masalahnya sudah terlihat dari data harian.
Tidak perlu membereskan semuanya hari ini; pilih satu, perbaiki, lalu lanjut ke berikutnya.
Hal yang paling sering ditanyakan pasien dan pemilik klinik
Apakah wajib untuk semua klinik? Aturan rekam medis elektronik mendorong seluruh fasilitas kesehatan menggunakannya, dengan tahapan penyesuaian.
Berapa lama adaptasi petugas? Umumnya dua sampai empat minggu sampai alur terasa natural.
Langkah berikutnya
Kesimpulan praktisnya, dokumentasikan apa yang berhasil agar bisa diulang saat ada petugas baru.
Untuk tim yang ingin bekerja lebih tertib, tim SUPER HEALTHCARE mendampingi klinik dari proses pemasangan sampai kebiasaan baru terbentuk.