Praktik di lapangan menunjukkan bahwa selisih kecil yang dibiarkan menumpuk membuat laporan bulanan sulit dipercaya. Praktik yang rapi di bagian ini biasanya menular ke bagian lain.
Cerita berikut menggambarkan situasi yang cukup umum di klinik dengan jumlah kunjungan menengah.
Pisahkan pencatatan obat dan alat kesehatan. Praktik ini terlihat sederhana, tetapi dampaknya baru terasa ketika klinik mulai ramai. Banyak klinik baru menyadari pentingnya setelah sempat mengalami masalah. Tulis sebagai bagian dari prosedur harian, bukan sekadar instruksi lisan.
Catat pemakaian harian dengan satuan yang konsisten. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Praktik ini terlihat sederhana, tetapi dampaknya baru terasa ketika klinik mulai ramai. Sejauh pengalaman kami, aspek pencatatan obat klinik memang jarang dibahas padahal sering menjadi ganjalan.
Cara menerapkannya di klinik kecil
Lakukan opname singkat setiap pekan. Yang membuat beda bukan besar-kecilnya klinik, melainkan apakah langkah ini dijalankan atau tidak. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan. Beri contoh nyata kepada tim agar tidak terkesan sebagai aturan tambahan. Untuk pencatatan obat klinik, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Selisihkan catatan penerimaan barang dengan bukti tanda terima. Sekali dilakukan dengan benar, kebiasaan ini menghemat waktu petugas di kemudian hari. Justru pada jam sibuk, langkah ini menentukan apakah pelayanan berjalan lancar atau tersendat.
Bagian yang sering terlewat
Gabungkan data untuk laporan bulanan. Petugas baru biasanya lebih cepat beradaptasi bila langkah ini dituliskan, bukan hanya diceritakan. Perubahan seperti ini memang kecil, tetapi terasa saat dihitung dalam sebulan. Tulis sebagai bagian dari prosedur harian, bukan sekadar instruksi lisan. Untuk pencatatan obat klinik, penyesuaian kecil seperti ini biasanya sudah cukup memberi hasil.
Telusuri selisih sebelum mengambil kesimpulan. Bila diabaikan, dampaknya sering baru terasa di akhir bulan saat evaluasi. Praktik ini terlihat sederhana, tetapi dampaknya baru terasa ketika klinik mulai ramai.
Langkah praktis yang bisa dicoba minggu ini
- Rekap dulu kondisi saat ini selama satu pekan supaya perubahan diukur dengan angka, bukan perasaan.
- Tinjau hasilnya sebulan sekali dan sesuaikan bila situasi berubah.
- Perbaiki aturannya berdasarkan hasil uji, lalu baru berlaku untuk seluruh klinik.
- Tempel pengingatnya di tempat yang memang sering dibaca petugas.
Kalau ada langkah yang terasa berat, kecilkan cakupannya dulu daripada berhenti di tengah jalan.
Pola yang perlu dihindari
Ada beberapa kebiasaan berulang yang kerap kami temui dan hampir selalu berujung pada pekerjaan tambahan.
- Menganggap pelatihan sekali di awal sudah cukup untuk seterusnya.
- Baru merapikan berkas saat akan ada pemeriksaan, bukan sebagai kebiasaan harian.
- Mengabaikan masukan dari petugas yang berhadapan langsung dengan pasien setiap hari.
Daftar ini bukan untuk menakut-nakuti, melainkan untuk memeriksa apakah ada yang sedang terjadi di klinik Anda.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Perlu kartu stok kertas? Bila sistem sudah memadai, kartu kertas bisa dikurangi untuk menghindari pencatatan ganda.
Siapa yang sebaiknya melakukan opname? Petugas yang tidak terlibat langsung dalam transaksi harian.
Menutup dengan langkah kecil
Intinya, dokumentasikan apa yang berhasil agar bisa diulang saat ada petugas baru.
Untuk tim yang ingin bekerja lebih tertib, SUPER HEALTHCARE menyatukan pendaftaran, rekam medis, apotek, kasir, dan laporan dalam satu aplikasi yang bisa dicoba lebih dulu.
Sebagai tambahan, jangan lupa meninjau kembali kebiasaan lama yang mungkin masih melekat, karena biasanya di situlah letak waktu yang terbuang.